Mitarbeiter einschreiben

Mitarbeiter einmal einschreiben und den Rest übernehmen wir!

Wie schreibe ich Mitarbeiter in Schulungen ein?

Schritt 1: Gehe zu der Schulung, in die du Mitarbeiter einschreiben möchtest, und klicke auf „Teilnehmer hinzufügen“.

Schritt 2: Wähle die Mitarbeiter aus, die an der Schulung teilnehmen sollen.

Schritt 3: Überprüfe den Lizenz-Status.

Graues Kontrollkästchen: Der Mitarbeiter hat bereits eine Lizenz, daher wird ihm keine neue Lizenz zugewiesen.
Hinweis zur Lizenzzuweisung: Eine Lizenz wird diesem Mitarbeiter zugewiesen.

Schritt 4: Überprüfe Einladungen und Erinnerungen.

Einladungen werden sofort nach der Einschreibung versendet, wenn die Schulung bereits gestartet ist. Bei geplanten Schulungen werden Einladungen verschickt, sobald die Schulung beginnt. Alle ausgewählten Mitarbeiter erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Schulung.

Momentan ist es nicht möglich, die Einladungsvorlage oder den Versandzeitpunkt anzupassen. Falls dich diese Funktion interessiert, kontaktiere uns bitte unter kontakt@is-fox.de.

Wenn eine Schulung nicht abgeschlossen wird, erhält der Mitarbeiter monatlich eine Erinnerung. Die erste Erinnerung wird einen Monat nach der Einschreibung verschickt.

Momentan ist es nicht möglich, die Erinnerungsvorlage oder den Versandzeitpunkt anzupassen. Falls dich diese Funktion interessiert, kontaktiere uns bitte unter kontakt@is-fox.de.

Schritt 5: Überprüfe die verfügbaren Lizenzen und schätze den Lizenzverbrauch ab.

Zum Beispiel: Von 3 ausgewählten Mitarbeitern benötigen nur 2 eine Lizenz. Dadurch sinkt die Anzahl verfügbarer Lizenzen von 19 auf 17.

Schritt 6: Wenn genügend Lizenzen verfügbar sind, fahre mit der Einschreibung fort. Die ausgewählten Mitarbeiter werden in die erste Phase der Schulung eingeschrieben. Falls nicht genügend Lizenzen verfügbar sind:

Entferne ungenutzte Lizenzen, die anderen Mitarbeitern zugewiesen wurden. Dies kannst du im Team-Tab tun.
Erhöhe die Lizenzanzahl im Tab „Plan und Zahlung“ unter Einstellungen. Weitere Details findest du hier.

Das Konzept der Einschreibung

In der IS-FOX Plattform werden Mitarbeiter in Schulungen eingeschrieben, die sie anschließend in die zugehörigen Schulungen der jeweiligen Phasen einschreiben.
Admins können Mitarbeiter direkt in Schulungen einschreiben, jedoch nicht in spezifische Kurse. Die Kurseinschreibung hängt davon ab, wie die Phasenstruktur der Schulung aufgebaut ist. Wenn eine Schulung aus mehreren Kursen besteht, werden Mitarbeiter nacheinander in die Kurse jeder Phase eingeschrieben.

Was bedeutet dann Kurseinschreibung?

IS-FOX basiert auf dem Konzept von Schulungsphasen. Wenn ein Mitarbeiter in eine Schulung eingeschrieben wird, wird er automatisch in den Kurs jeder Phase eingeschrieben.
Unterschiedliche Mitarbeiter können sich in unterschiedlichen Phasen derselben Schulung befinden. Beispiel: Ein Mitarbeiter ist in Monat 1, ein anderer in Monat 2 – mit einer Gesamtfortschrittsrate von 50 %.
Standardmäßig startet ein neuer Mitarbeiter nach der Einschreibung mit der ersten Phase der Schulung.

Mitarbeiter können unterschiedliche Fortschrittsstände in verschiedenen Phasen haben. Beispiel: Bob hat bereits mit Monat 2 begonnen, während Max gerade erst die Einladung erhalten hat. Dies ergibt eine Gesamtfortschrittsrate von 50 %.

Graduierung

Wie Mitarbeiter von einer Phase in die nächste übergehen, hängt von Abschlüssen oder Wiederholungen ab.
Beispiel:

Schließt Max bis zum Monatsende den Kurs von Monat 1 ab, wird er in die Phase Monat 2 eingeschrieben.
Schließt er den Kurs nicht ab, bleibt er in Phase 1, wird erneut eingeschrieben und muss den Kurs wiederholen.

Wie hängen Lizenzen mit der Einschreibung zusammen?

Aus Produktsicht ist eine Lizenz das Recht für einen Mitarbeiter, an einer oder mehreren Schulungen für einen definierten Zeitraum teilzunehmen.
Ohne eine Lizenz, die einem Mitarbeiter zugewiesen ist, kann er nicht an einer Schulung teilnehmen. Entziehst du eine Lizenz, wird der Mitarbeiter aus allen derzeit zugewiesenen Schulungen ausgeschrieben.
Sobald ein Mitarbeiter bei der Einschreibung eine Lizenz erhält, bekommt er bei zukünftigen Einschreibungen keine weitere Lizenz.
Lizenzen können 3 Zustände haben:
- Genutz: Die Lizenz ist einem Mitarbeiter zugewiesen, der bereits einen Kurs einer Schulung begonnen hat. Verbrauchte Lizenzen können nicht entfernt werden.
- Ungenutz: Die Lizenz ist einem Mitarbeiter zugewiesen, aber dieser hat noch keinen Kurs begonnen. Ungenutzte Lizenzen können entfernt werden.
- Verfügbar: Die Lizenz ist noch frei und kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden.

Wie melde ich einen Mitarbeiter ab?

Du kannst einen oder mehrere Mitarbeiter von einer Schulung abmelden. Wähle dafür einfach die Mitarbeiter aus, klicke auf das Symbol mit den drei vertikalen Punkten und melde sie ab!
Beachte dabei:
- Wenn du sie später erneut in denselben Kurs einschreibst, müssen sie von vorne beginnen.
- Falls die Lizenz bereits zugewiesen und genutzt wurde, bleibt sie auch nach der Abmeldung weiterhin als „genutzt“ markiert.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter in einen Kurs eingeschrieben wird, den er in einer anderen Schulung bereits abgeschlossen hat?

Die Einschreibung in einen Kurs löst ein Kurs-Reset aus. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter den Kurs der Phase immer von vorne beginnt. Dennoch bleibt der Abschlussstatus des Kurses in der anderen Schulung bestehen.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter denselben Kurs in unterschiedlichen Schulungen hat?

Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter denselben Kurs (z. B. „Fit für Cyber Security“) in zwei unterschiedlichen Schulungen bearbeitet. In diesem Fall wird der Status zwischen den beiden Schulungen synchronisiert.
- Beispiel: Wenn der Mitarbeiter den Kurs „Fit für Cyber Security“ abschließt, wird der Status „abgeschlossen“ in beiden Schulungen aktualisiert.