Mitarbeiter einschreiben

Wie schreibe ich Mitarbeiter in Schulungen ein?

• Schritt 1: Gehe zu dem Lernplan oder der Schulung, in die du Mitarbeiter einschreiben möchtest, und öffne den Einschreibungsbereich.
• Schritt 2: Wähle die Mitarbeiter aus, die an der Schulung teilnehmen sollen.
• Schritt 3: Überprüfe den Lizenz-Status.
  • Graues Kontrollkästchen: Der Mitarbeiter hat bereits eine Lizenz, daher wird ihm keine neue Lizenz zugewiesen.
  • Hinweis zur Lizenzzuweisung: Eine Lizenz wird diesem Mitarbeiter zugewiesen.
• Schritt 4: Überprüfe Einladungen und Erinnerungen.
  • Einladungen werden sofort nach der Einschreibung verschickt. Alle ausgewählten Mitarbeiter erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Schulung.
    • Momentan ist es nicht möglich, die Einladungsvorlage oder den Zeitpunkt des Versands anzupassen. Falls dich diese Funktion interessiert, kontaktiere uns bitte unter support@is-fox.de .
  • Wenn eine Schulung nicht abgeschlossen wird, erhält der Mitarbeiter monatlich eine Erinnerung. Die erste Erinnerung wird einen Monat nach der Einschreibung verschickt.
    • Momentan ist es nicht möglich, die Erinnerungsvorlage oder den Zeitpunkt des Versands anzupassen. Falls dich diese Funktion interessiert, kontaktiere uns bitte unter support@is-fox.de .
  • Schritt 5: Überprüfe die verfügbaren Lizenzen und schätze den Lizenzverbrauch ab.
    • Zum Beispiel: Von 3 ausgewählten Mitarbeitern benötigen nur 2 eine Lizenz. Dadurch sinkt die Anzahl verfügbarer Lizenzen von 19 auf 17.
  • Schritt 6: Wenn genügend Lizenzen verfügbar sind, fahre mit der Einschreibung fort. Die ausgewählten Mitarbeiter werden in die erste Phase des Lernplans/der Schulung eingeschrieben. Falls nicht genügend Lizenzen verfügbar sind:
    • Entferne ungenutzte Lizenzen, die anderen Mitarbeitern zugewiesen wurden. Dies kannst du im „Mitarbeiter“-Tab auf der Einstellungsseite tun.
    • Kaufe zusätzliche Lizenzen. Weitere Details findest du hier.

Das Konzept der Einschreibung

• In der IS-FOX Plattform werden Mitarbeiter in Lernpläne oder Schulungen eingeschrieben, die sie anschließend in die zugehörigen Schulungen der jeweiligen Phasen einschreiben.
• Admins können Mitarbeiter direkt in Lernpläne oder Schulungen einschreiben, aber nicht in spezifische Kurse. Die Kurseinschreibung hängt davon ab, wie die Phasenstruktur des Lernplans aufgebaut ist.

Was bedeutet dann Einschreibung?

• IS-FOX basiert auf dem Konzept von Lernplan-Phasen. Wenn ein Mitarbeiter in eine Schulung oder einen Lernplan eingeschrieben wird, wird er automatisch in den Kurs der aktuellen Phase eingeschrieben.
• Unterschiedliche Mitarbeiter können sich in unterschiedlichen Phasen desselben Lernplans befinden. Beispiel: Ein Mitarbeiter ist in Monat 1, während ein anderer in Monat 2 ist, mit einer allgemeinen Fortschrittsrate von 50 %.
• Standardmäßig startet ein neuer Mitarbeiter nach der Einschreibung mit der ersten Phase des Lernplans. Im obigen Beispiel beginnt ein neuer Mitarbeiter also bei „Phase Monat 1“.

• Mitarbeiter können in verschiedenen Phasen verschiedene Fortschrittsstufen haben. Zum Beispiel hat Bob bereits mit dem Kurs von Monat 2 begonnen, während Max gerade erst die Einladung erhalten hat. Dies ergibt eine allgemeine Fortschrittsrate von 50 % für den gesamten Lernplan.

Graduierung:

• Wie Mitarbeiter von einer Phase in die nächste übergehen, hängt von der Graduierung oder von Wiederholungen ab.
  • Beispiel: Wenn Max bis zum Ende des Monats den Kurs von Monat 1 abschließt, wird er für den Kurs der Phase Monat 2 eingeschrieben.
  • Schließt Max den Kurs jedoch nicht ab, bleibt er in Phase Monat 1, wird erneut für den Kurs eingeschrieben und muss ihn wiederholen.

Wie hängen Lizenzen mit der Einschreibung zusammen?

• Aus Produktsicht ist eine Lizenz das Recht für einen Mitarbeiter, an einem oder mehreren Lernplänen/Schulungen für einen definierten Zeitraum teilzunehmen.
• Ohne eine Lizenz, die einem Mitarbeiter zugewiesen ist, kann er nicht an einem Lernplan oder einer Schulung teilnehmen. Entziehst du eine Lizenz, wird der Mitarbeiter aus allen derzeit zugewiesenen Lernplänen und Schulungen ausgeschrieben.
• Sobald ein Mitarbeiter bei der Einschreibung eine Lizenz erhält, bekommt er bei zukünftigen Einschreibungen keine weitere Lizenz.
• Lizenzen können 3 Zustände haben:
  • Genutz: Die Lizenz ist einem Mitarbeiter zugewiesen, der bereits einen Kurs eines Lernplans begonnen hat. Verbrauchte Lizenzen können nicht entfernt werden.
  • Ungenutz: Die Lizenz ist einem Mitarbeiter zugewiesen, aber dieser hat noch keinen Kurs begonnen. Ungenutzte Lizenzen können entfernt werden.
  • Verfügbar: Die Lizenz ist noch frei und kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden.

Wie melde ich einen Mitarbeiter ab?

• Du kannst einen oder mehrere Mitarbeiter von einem Lernplan oder einer Schulung abmelden. Wähle dafür einfach die Mitarbeiter aus, klicke auf das Symbol mit den drei vertikalen Punkten und melde sie ab!
• Beachte dabei:
  • Wenn du sie später erneut in denselben Kurs einschreibst, müssen sie von vorne beginnen.
  • Falls die Lizenz bereits zugewiesen und genutzt wurde, bleibt sie auch nach der Abmeldung weiterhin als „genutzt“ markiert.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter in einen Kurs eingeschrieben wird, den er in einem anderen Lernplan bereits abgeschlossen hat?

• Die Einschreibung in einen Kurs löst ein Kurs-Reset aus. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter den Kurs der Phase immer von vorne beginnt. Dennoch bleibt der Abschlussstatus des Kurses im anderen Lernplan bestehen.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter denselben Kurs in unterschiedlichen Lernplänen oder Schulungen hat?

• Es kann vorkommen, dass ein Mitarbeiter denselben Kurs (z. B. „Fit für Cyber Security“) in zwei unterschiedlichen Lernplänen bearbeitet. In diesem Fall wird der Status zwischen den beiden Lernplänen synchronisiert.
  • Beispiel: Wenn der Mitarbeiter den Kurs „Fit für Cyber Security“ abschließt, wird der Status „abgeschlossen“ in beiden Lernplänen aktualisiert.